CRM Software Vergleich 2026: Top 10 Lösungen für Kleinunternehmen

#1 Pipedrive – Beste CRM Software für Vertriebs-Teams

Beste für: Sales-orientierte Teams mit Fokus auf Pipeline-Management (3-100 Mitarbeitende)

Pipedrive ist die beste Wahl für sales-fokussierte B2B-Teams. Extrem intuitives Drag & Drop Interface, hervorragende Pipeline-Visualisierung, DSGVO-konform mit EU-Servern. Ab €14/User ideal für 3-100 Mitarbeitende.

Pipedrive ist meine Top-Empfehlung für B2B-Vertriebsteams, die ein intuitives, visuelles CRM-System suchen. Die Stärke von Pipedrive liegt in der hervorragenden Pipeline-Visualisierung: Jeder Deal ist eine Karte, die Sie durch die Verkaufsphasen ziehen. Das macht den Verkaufsprozess transparent und greifbar.

Kernfeatures:

• Visuelle Sales-Pipeline: Drag & Drop Interface, Multiple Pipelines für verschiedene Produkte
• E-Mail-Integration: 2-Wege-Sync mit Gmail und Outlook, E-Mail-Templates
• Aktivitäten-Management: Automatische Task-Erstellung, Erinnerungen, Follow-up-Tracking
• Mobile App: Vollwertige iOS/Android-App, offline verfügbar
• Reporting: Anpassbare Dashboards, Forecast-Reports, Performance-Tracking
• Automatisierung: Workflow-Automation ab Professional-Plan

Preise (2025):

Hinweis: Pipedrive hat im Juli 2025 neue Plan-Namen eingeführt

• Lite: €14/User/Monat (früher: Essential) – Basis-CRM
• Growth: €39/User/Monat (früher: Advanced) – Automatisierung, E-Mail-Tracking
• Premium: €59/User/Monat (früher: Professional) – Revenue Forecast, Custom Reports
• Ultimate: €79/User/Monat (früher: Power + Enterprise) – Alle Features, Premium Support

Für wen geeignet? Ideal für 3-100 Mitarbeitende im B2B-Vertrieb mit Sales-Cycles von 2-12 Wochen. Besonders stark bei Agentur-Vertrieb, Produktsales, SaaS-Sales, NGOs, Beratungsunternehmen und Personalvermittlung.

→ Detailliertes Pipedrive Tutorial für Einsteiger (Bald verfügbar) | Pipedrive 14 Tage kostenlos testen

#2 HubSpot CRM – Beste All-in-One-Lösung (kostenlos)

Beste für: Unternehmen, die Marketing + Sales vereinen wollen (3-500 Mitarbeitende)

HubSpot CRM bietet einen kostenlosen Free-Plan – allerdings mit deutlichen Einschränkungen seit September 2024. Früher unbegrenzte User und 1 Million Kontakte, jetzt nur noch 2 User und 1.000 Kontakte. Trotzdem: Für kleine Start-ups zum Testen immer noch eine gute Option.

Kernfeatures (Free Plan – mit Limits):

• Kontaktverwaltung: Bis zu 1.000 Kontakte (früher: 1 Million)
• User-Limit: Nur 2 User (früher: unbegrenzt)
• Deal-Pipeline: Anpassbare Stages, Automatisierungen (limitiert)
• E-Mail-Marketing: 2.000 E-Mails/Monat pro Account
• Live-Chat: Chat-Widget für Website
• Meeting-Scheduler: 1 Meeting-Link (Calendly-Alternative)
• Reporting: Basis-Dashboards und Reports

Preise (Premium-Pläne):

• Starter: €45/Monat (2 User) – Marketing-Automation
• Professional: €450/Monat (5 User) – Advanced Automation, Custom Reports
• Enterprise: €1,200/Monat (10 User) – Predictive Lead Scoring, Advanced Permissions

Für wen geeignet? Perfekt für Start-ups und kleine Teams (bis 20 Mitarbeitende), die ein kostenloses CRM testen wollen. Auch ideal für Unternehmen, die Marketing + Sales kombinieren (Inbound-Marketing-Fokus).

→ Vergleich: HubSpot vs. Pipedrive - Welches CRM ist besser? (Bald verfügbar) | HubSpot CRM kostenlos starten

#3 Zoho CRM – Preisbewusste alternative

Beste für: Budget-bewusste Unternehmen mit umfassenden Anforderungen (5-200 Mitarbeitende)

Zoho CRM bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis am Markt: Für €14/User/Monat bekommen Sie mehr Features als bei den meisten Konkurrenten für €50+.
Der Nachteil? Die Benutzeroberfläche ist nicht so intuitiv wie Pipedrive oder HubSpot.

Kernfeatures:

• Multichannel-CRM: E-Mail, Telefon, Live-Chat, Social Media in einem System
• Sales-Automatisierung: Workflows, Makros, Blueprint (Prozess-Vorlagen)
• KI-Assistent (Zia): Predictive Lead Scoring, Anomalie-Erkennung, Voice-Input
• Gamification: Sales-Team motivieren mit Points, Badges, Leaderboards
• Customization: Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten (Custom Modules, Fields, Layouts)
• Zoho-Ökosystem: Nahtlose Integration mit Zoho Books, Zoho Campaigns, etc.

Preise:

• Standard: €14/User/Monat (Basis-CRM)
• Professional: €23/User/Monat (Workflow-Automation, Custom Modules)
• Enterprise: €40/User/Monat (KI-Features, Multi-User-Portals)
• Ultimate: €52/User/Monat (Advanced BI, Enhanced Storage)

Für wen geeignet? Ideal für 5-200 Mitarbeitende mit Budget-Beschränkungen, aber umfassenden CRM-Anforderungen. Besonders stark für Teams, die bereits andere Zoho-Produkte nutzen (Books, Campaigns, Desk).

→ Zoho CRM 15 Tage kostenlos testen

#4 Salesforce CRM – Enterprise-Standard

Beste für: Mittelständische bis große Unternehmen (100-10,000+ Mitarbeitende)

Salesforce ist der Marktführer mit maximaler Skalierbarkeit und Anpassbarkeit. Ideal ab 100+ Mitarbeitenden, aber teuer (ab $75/User, Enterprise $165/User) und komplex im Setup. Overkill für kleine Teams.

Salesforce ist der Marktführer im CRM-Bereich – und das aus gutem Grund. Wenn Sie nach einem System suchen, das absolut alles kann und mit Ihrem Unternehmen bis 10,000+ Mitarbeitende skaliert, ist Salesforce die richtige Wahl. Der Preis und die Komplexität sind jedoch nicht für jedes Kleinunternehmen gerechtfertigt.

Kernfeatures:

• Sales Cloud: Umfassendes CRM mit Account-Management, Opportunity-Tracking
• AppExchange: Über 5,000 Apps und Integrationen
• Einstein AI: KI-gestützte Lead-Scoring, Opportunity-Insights, Automatisierung
• Customization: Nahezu unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten (Custom Objects, Apex-Code)
• Multi-Cloud: Service Cloud, Marketing Cloud, Commerce Cloud – alles integriert

Preise (USD, ca.-Werte in EUR):

• Essentials: $25/User/Monat (≈€25, bis 10 User, Basis-CRM)
• Professional: $75/User/Monat (≈€75, Automatisierung, Custom Reports)
• Enterprise: $165/User/Monat (≈€165, Advanced Customization, API-Zugriff)
• Unlimited: $330/User/Monat (≈€330, 24/7 Support, unbegrenzte Anpassungen)

Hinweis: Salesforce rechnet in USD ab. Genaue EUR-Preise auf Anfrage.

Für wen geeignet? Salesforce macht Sinn ab 100+ Mitarbeitenden mit komplexen Anforderungen, großem Budget und langfristigem Wachstumsziel. Für Kleinunternehmen oft zu viel des Guten.

#5 Monday.com CRM – Beste für Projekt-orientierte Teams

Beste für: Teams, die CRM + Projektmanagement kombinieren wollen (10-50 Mitarbeitende)

Monday.com verbindet CRM mit Projektmanagement – ideal für Agenturen und Service-Provider. Flexible Boards, starke Automatisierung, aber DSGVO-Status nicht 100% klar.

Monday.com ist ursprünglich als Projektmanagement-Tool gestartet, bietet aber seit 2023 ein vollwertiges CRM-Modul. Die Stärke: Nahtlose Verbindung von Sales-Pipelines und Projekt-Delivery. Ideal für Agenturen und Service-Unternehmen.

Kernfeatures:

• Flexible Boards: Jedes CRM-Board komplett anpassbar (Kanban, Gantt, Timeline, Kalender)
• CRM + Projekte: Vom Deal zum Projekt in einem System
• Automatisierung: "Wenn Deal gewonnen, dann erstelle Projekt-Board"
• Contact-Timeline: Alle Interaktionen mit Kunde visualisiert
• Dashboards: Drag & Drop Widgets für Custom-Reports

Preise (CRM-Modul 2026):

• Basic CRM: €12/User/Monat (Basis-Features, mind. 3 User)
• Standard CRM: €17/User/Monat (Automatisierung, Integrationen)
• Pro CRM: €28/User/Monat (Time Tracking, Formula Columns)
• Enterprise: Individuelle Preise (Advanced Security, Multi-Board Automations)

Hinweis: Monday.com bietet keinen kostenlosen Free-Plan für CRM. Minimum 3 User erforderlich.

Für wen geeignet? Agenturen, Consulting-Firmen, Service-Provider, die Sales und Projekt-Delivery verbinden wollen.

#6 Freshsales – Schnellstes Setup

Beste für: Teams, die in <1 Tag produktiv sein wollen (5-50 Mitarbeitende)

Freshsales punktet mit dem schnellsten Setup: Setup in unter 1 Stunde, native Telefonie integriert, KI-Features ab Pro-Plan. Ideal für Teams ohne IT-Ressourcen.

Freshsales von Freshworks punktet mit dem schnellsten Setup: Account erstellen, E-Mail verbinden, Kontakte importieren – fertig. In unter 1 Stunde produktiv. Perfekt für Teams ohne IT-Ressourcen.

Kernfeatures:

• AI-Powered Lead Scoring: Automatische Priorisierung von Leads
• Built-in Phone & E-Mail: Telefonie und E-Mail nativ integriert (keine Drittanbieter)
• Freddy AI: Chatbot, Deal-Insights, Best-Time-to-Contact
• Mobile CRM: Vollwertige App (sogar offline nutzbar)

Preise (2026):

• Free: €0 (bis zu 3 User, Basis-CRM)
• Growth: €9/User/Monat (Workflows, Reporting)
• Pro: €39/User/Monat (KI-Features, Custom Modules)
• Enterprise: €59/User/Monat (Forecasting, Advanced Security)

Für wen geeignet? Kleine Sales-Teams (5-50 Mitarbeitende), die schnell starten wollen ohne langwieriges Setup.

#7 Bitrix24 – Beste für Team-Collaboration

Beste für: Teams, die CRM + Intranet + Projektmanagement wollen (3-100 Mitarbeitende)

Bitrix24 ist ein All-in-One-Monster: CRM, Projektmanagement, HR, Intranet, Telefonie, Chat – alles in einem System. Das macht es mächtig, aber auch überwältigend. Ideal für Unternehmen, die eine zentrale Kollaborations-Plattform suchen.

Kernfeatures:

• Kostenlos mit unbegrenzten Usern: Vollwertiges CRM, Projekte, Chat, 5GB Storage
• Intranet: Social Network für Mitarbeitende, Knowledge Base, HR-Module (je nach Plan)
• CRM + Sales: Multichannel (E-Mail, WhatsApp, Telegram, Facebook), Sales-Automatisierung
• Projekt- und Aufgaben-Management: Vollwertige Projektmanagement-Funktionen inklusive
• Multichannel-Kommunikation: E-Mail + Contact Center, Social Channel Integration

Preise:

• Kostenlos: Unbegrenzt viele User, 5GB Storage, Basis-Features
• Basic: €49/Monat (bis 5 User, 24GB)
• Standard: €99/Monat (bis 50 User, 100GB)
• Professional: €199/Monat (bis 100 User, 1TB)

Für wen geeignet? Teams, die eine zentrale Plattform für alles wollen (CRM, Projekte, HR, Chat). Nicht ideal für reines Sales-CRM.

#8 CentralStationCRM – DSGVO-Champion (Made in Germany)

Beste für: Unternehmen mit höchsten Datenschutz-Anforderungen (3-20 Mitarbeitende)

CentralStationCRM ist ein deutscher CRM-Anbieter mit Servern in Deutschland. Maximale DSGVO-Sicherheit, deutscher Support, günstige Paketpreise (ab €24/Monat für 3 User).

CentralStationCRM ist ein deutscher CRM-Anbieter mit Servern in Deutschland (Hetzner Rechenzentrum Gunzenhausen). Maximale DSGVO-Sicherheit, deutscher Support, keine US-Cloud-Abhängigkeit. Die Besonderheit: Paketpreise statt Per-User-Preise machen es günstig für kleine Teams.

Kernfeatures:

• Server in Deutschland: 100% DSGVO-konform, Rechenzentrum in Gunzenhausen
• Deutscher Support: Telefon-Support auf Deutsch
• Branchen-Templates: Vorlagen für Versicherungen, Immobilien, Beratung
• Data Processing Agreement: DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung garantiert

Preise (2026) – Paketpreise:

• Starter: €0 für 3 User (kostenlose Testversion)
• Team: €24/Monat für 3 User (= €8/User)
• Small Office: €75/Monat für 10 User (= €7.50/User)
• Business: €149/Monat für 20 User (= €7.45/User)

Für wen geeignet? Unternehmen in regulierten Branchen (Versicherungen, Gesundheit, Finanzen, Anwaltskanzleien) mit höchsten Datenschutz-Anforderungen. Ideal für 3-20 Mitarbeitende.

#9 Agile CRM – Budget-Option für Start-ups

Beste für: Start-ups mit <€500/Monat Budget (3-20 Mitarbeitende)

Agile CRM ist die günstigste Option (€9/User/Monat) mit überraschend vielen Features. UI nicht modern, aber funktional für preisbewusste Start-ups.

Preise:

• Free: 10 User, Basis-CRM
• Starter: €9/User/Monat (E-Mail-Kampagnen, Custom Deals)
• Regular: €30/User/Monat (Marketing-Automation, Helpdesk)
• Enterprise: €48/User/Monat (Custom Reporting, WhatsApp-Integration)

Für wen geeignet? Start-ups und Solo-Unternehmer mit sehr kleinem Budget.

#10 Insightly – Mid-Market-Spezialist

Beste für: Mittelständische Unternehmen (50-500 Mitarbeitende)

Insightly positioniert sich zwischen Kleinunternehmen-CRM und Enterprise. Gute Balance aus Features, Preis und Komplexität für mittelständische Unternehmen.

Insightly positioniert sich zwischen Kleinunternehmen-CRM (Pipedrive) und Enterprise (Salesforce). Gute Balance aus Features, Preis und Komplexität.

Preise:

• Plus: €29/User/Monat (CRM + Projekte)
• Professional: €49/User/Monat (Workflow-Automation)
• Enterprise: €99/User/Monat (Advanced Customization)

Für wen geeignet? Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitenden, die mehr als Pipedrive, aber weniger Komplexität als Salesforce brauchen.

Schritt 1: Anforderungen definieren (Workshop mit Team)

Setzen Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam zusammen und beantworten Sie:

• Welche Prozesse laufen heute schlecht? (Pain Points)
• Welche Features sind absolut notwendig? (Must-haves)
• Was wäre nice-to-have, aber nicht kritisch?
• Welches Budget haben wir? (realistisch: €X/Monat)

Schritt 2: Unternehmensgröße & Wachstumsziele berücksichtigen

Fragen Sie sich:

• Aktuell: Wie viele User brauchen CRM-Zugriff?
• In 2 Jahren: Wie viele werden es sein?
• Kann das CRM mitwachsen ohne erzwungene Migration?

Faustregel: Wählen Sie ein CRM, das 2x Ihre aktuelle Größe abdecken kann.

Schritt 3: Integration prüfen

Welche Tools nutzen Sie bereits?

• E-Mail: Gmail oder Outlook? (Fast alle CRMs integrieren beide)
• Buchhaltung: DATEV, Lexoffice, Sevdesk? (Prüfen Sie native Integrationen)
• Marketing: Mailchimp, ActiveCampaign?
• Telefonie: Aircall, Twilio?

Wichtig: Prüfen Sie API-Zugriff. Falls ein Tool keine native Integration hat, können Sie Zapier/Make.com nutzen.

Schritt 4: Shortlist erstellen (max. 3-5 CRM-Systeme)

Basierend auf Ihren Anforderungen: Welche 3-5 Systeme kommen infrage?

Schritt 5: Kostenlose Trials nutzen (parallel!)

Kritisch: Testen Sie 2-3 CRM-Systeme PARALLEL, nicht nacheinander.

Trial-Strategie:

• Nutzen Sie minimum 14 Tage (besser: 30 Tage)
• Importieren Sie echte Daten (100-200 Kontakte)
• Arbeiten Sie mit echten Deals (nicht nur Demo-Daten)
• Involvieren Sie 3-5 Team-Mitglieder im Test

Das CRM, das nach 7 Tagen am natürlichsten funktioniert, gewinnt meist.

Schritt 6: Total Cost of Ownership berechnen

Rechnen Sie ALLE Kosten:

Was kostet CRM Software für kleine Unternehmen?

CRM Software für kleine Unternehmen kostet zwischen €0 (kostenlose Versionen wie HubSpot CRM) und €50/User/Monat. Für ein 10-Personen-Team liegen die monatlichen Kosten typischerweise bei €140-€500, je nach gewähltem System und Feature-Umfang.

Welche CRM Software ist die beste für Kleinunternehmen?

Die besten CRM-Systeme für Kleinunternehmen (5-50 Mitarbeitende) sind: Pipedrive – Ideal für sales-orientierte Teams (ab €14/User, DSGVO-konform, intuitive Pipeline), HubSpot CRM – Kostenlose Option mit All-in-One-Features (2 User, 1.000 Kontakte), Zoho CRM – Preis-Leistungs-Sieger (€14/User mit umfassenden Features).

Brauche ich wirklich ein CRM-System?

Ein CRM-System lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: Sie haben >100 Kundenkontakte, Ihr Team hat >3 Personen im Vertrieb/Marketing, Sie bearbeiten >10 Deals pro Monat, Excel-Listen werden unübersichtlich, Sie verlieren Deals durch vergessene Follow-ups, Ihr Vertriebsprozess hat >3 Phasen.

Wie lange dauert die CRM-Einführung?

Die CRM-Einführung dauert je nach Unternehmensgröße: 5-20 Mitarbeitende: 2-4 Wochen, 20-100 Mitarbeitende: 4-8 Wochen, 100-500 Mitarbeitende: 8-16 Wochen. Mit externer Unterstützung (CRM-Berater) verkürzt sich die Dauer um 30-50% und Fehler werden vermieden.

Ist CRM Software DSGVO-konform?

Die meisten professionellen CRM-Systeme können DSGVO-konform sein, wenn: Server in der EU stehen (z.B. AWS Frankfurt, Amsterdam), ein Data Processing Agreement (DPA) angeboten wird, Datenexport und -löschung möglich ist, 2-Faktor-Authentifizierung verfügbar ist.

Gibt es kostenlose CRM-Lösungen?

Ja, es gibt mehrere vollwertige kostenlose CRM-Optionen: HubSpot CRM – Kostenlos für 2 User, 1.000 Kontakte, Zoho CRM – Kostenlos für bis zu 3 User, Bitrix24 – Kostenlos mit unbegrenzten Usern (5GB Storage), Freshsales – Kostenlos für bis zu 3 Benutzer (Forever Free Plan).